Non sto parlando di gente disonesta, sia chiaro. Sto parlando di quelle piccole bugie che all'inizio di un progetto ERP si raccontano un po' tutti: i clienti, i partner, i consulenti, gli sviluppatori e - non ultimo - il management.
E qui viene il bello, l'ironia della faccenda: sono proprio quegli ottimismi di circostanza a diventare la causa principale dei budget sforati, delle scadenze mancate e di quel malumore diffuso che si respira in sala riunioni al terzo mese.
Ne ho sentite parecchie, in questi anni. Ve ne racconto qualcuna.
«È una personalizzazione piccola.»
Chi mastica ERP da un po' sa già come va a finire: un campo diventano cinque. Un report, dodici. Un'approvazione diventa un workflow completo, con tanto di notifiche e deleghe.
Tre settimane dopo, tutti attorno al tavolo si domandano come mai il cronoprogramma sia cambiato.
«I requisiti sono definitivi.»
No. Non lo sono. Perché quando gli utenti vedono il sistema per la prima volta, non lo confrontano con il documento dei requisiti, ma lo confrontano con il loro modo di lavorare degli ultimi quindici anni.
Ed ecco che arriva la frase storica, quella che dovremmo incidere su una targa in ottone: «Si può fare in modo che funzioni esattamente come il vecchio gestionale?»
«I nostri dati sono puliti.»
Qui ogni consulente ERP fa quel sorriso educato che tutti conosciamo: clienti duplicati, codici articolo mancanti, saldi di apertura sbagliati, fornitori disattivati che, chissà come, sono tornati attivi, immensi piani dei conti multilivello usati per il 15%. Il modo più rapido per far slittare un go-live non è il software fatto male: sono i dati fatti male.
Garbage in, garbage out: e la parte peggiore è quando dicono "li abbiamo appena puliti".
«Domani vi mandiamo tutto.»
Anagrafiche. Piano dei conti. Dati del personale. Listini. Saldi di apertura. Documenti. API. Credenziali di accesso. Domani. Il giorno più costoso nella storia degli ERP.
«Gli utenti si adatteranno senza problemi.»
Davvero? Avete chiesto a una persona che usa lo stesso foglio Excel da diciotto anni di rivoltare il proprio modo di lavorare in un paio di settimane.
La tecnologia, di solito, non è la parte difficile. Lo è il comportamento umano - e il comportamento umano non ha un datasheet, non ha una curva caratteristica e non si tara con un giro di cacciavite.
E adesso quella scomoda. Quella nostra, di noi Partner: «In trenta giorni chiudiamo.»
A volte diciamo di sì perché il progetto lo vogliamo. A volte sottovalutiamo onestamente la complessità. A volte ci crediamo per davvero, che fili tutto liscio.
Raramente fila tutto liscio.
Cosa ho imparato, dopo anni di implementazioni
I progetti che riescono non partono dal software perfetto, ma partono da una scomoda onestà. Immaginate un kickoff in cui tutti, seduti allo stesso tavolo, dicono a voce alta:
- Sappiamo che i nostri dati vanno sistemati.
- Sappiamo che i requisiti evolveranno.
- Sappiamo che gli utenti opporranno resistenza.
- Sappiamo che servirà tempo vero da parte della direzione.
- Sappiamo che questo non è un progetto informatico: è una trasformazione aziendale.
Ecco. Quello è un progetto che firmerei volentieri, e anche con una certa allegria.
La bugia più grossa
Ecco quindi la bugia più grossa che ci raccontiamo all'inizio dell'implementazione: pensare che avviare un nuovo ERP equivalga alla trasformazione digitale di tutta l’azienda. L’ERP è l’infrastruttura su cui costruire la trasformazione digitale, ma l'avviamento ERP è un progetto a perimetro chiuso (con una data di go-live), mentre la trasformazione è un processo a perimetro aperto. Quello che serve in più, in ordine di quanto viene tipicamente dimenticato a preventivo:
Ridisegno dei processi, non digitalizzazione di quelli esistenti. Il go-live riesce benissimo anche replicando in Odoo il modo di lavorare del 2009. Trasformare significa chiedersi perché quel passaggio esiste, e in molti casi eliminarlo. È la parte che nessuno mette a budget perché non produce un deliverable visibile.
Governance del dato. Non la bonifica una tantum prima della migrazione, ma la decisione di chi è responsabile dell'anagrafica articoli, chi può creare un cliente, con quali regole. Senza questo, i dati tornano sporchi entro diciotto mesi.
Cambiamento organizzativo e ridistribuzione dei ruoli. Un ERP integrato sposta lavoro: chi prima inseriva dati a valle ora deve controllare a monte. Se mansionari e obiettivi restano quelli di prima, il sistema viene aggirato.
Committment misurabile della direzione. Non presenza ai workshop: capacità di arbitrare quando due reparti vogliono processi incompatibili. Quelle decisioni non le può prendere il consulente.
Un modello di misurazione. KPI definiti prima, altrimenti a fine progetto nessuno sa dire se è andata bene, e il giudizio si riduce alle lamentele dell'ultimo utente scontento.
Continuità dopo il go-live. Il go-live è l'inizio della curva di apprendimento, non la fine. Serve un presidio interno — un key user con tempo dedicato, non "in aggiunta al suo lavoro".
Ecco da dove partire per una reale trasformazione digitale della tua azienda.
