Se c’è una cosa che è ormai chiara in questi primi giorni di aprile è che la fase di emergenza sanitaria sarà prolungata: ci attendono mesi di graduale ripresa delle attività e rimarremo in attesa che si materializzi uno dei due fattori che può portarci ad una “maggiore normalità”. Si tratta o della disponibilità del vaccino per il Covid19, oppure dell’effetto di immunità di gregge. E sarà una normalità diversa da quella che consideravamo tale fino solo ad un mese fa, sia dal punto di vista sociale che da quello economico ed organizzativo. In particolare alcuni fattori ci costringeranno ad evolvere le nostre abitudini ed i modelli operativi delle nostre aziende.
Fra questi nel mondo produttivo sicuramente dovremo trasformare i seguenti aspetti:
1) Telelavoro, e la sua versione evoluta in Smart Working vero e proprio
2) Protezioni e distanza di sicurezza in ufficio e in fabbrica.
3) Verifiche di sicurezza sanitaria e protocolli di intervento specifici sul lavoro.
4) Automazione e telecontrollo nelle attività produttive manuali ed intellettuali.
5) Commercio elettronico e relazioni con clienti con sempre più digital e CRM.
Sarà necessario gestire ognuno di questi aspetti per riuscire a ripristinare un livello di produttività sufficiente in azienda, e andrà fatto anche alla svelta, nel modo più semplice possibile, e senza cercare alibi o procrastinare la digitalizzazione delle attività aziendali a data da destinarsi. Tale data potrebbe non arrivare mai se non cambiamo le cose a cominciare da adesso, perché o le piccole imprese crescono nel digitale oppure non ce la faranno.
Parte 1 – TELELAVORO
Il lavoro da remoto richiede sicuramente una duplice evoluzione: la prima è dal punto di vista delle dotazioni informatiche che devono permettere il telelavoro, e la seconda di tipo metodologico per organizzare le attività in modo che siano efficienti anche in modalità remota.
Infine c’è l’attributo “smart” spesso abusato, che in realtà si applica non per tutte le modalità di lavoro da remoto, ma per quelle in cui l’aspetto organizzativo e metodologico rende davvero flessibile la modalità di esecuzione delle attività remote da parte dei lavoratori.
Aspetti tecnici del Telelavoro
Poter lavorare da remoto richiede siano disponibili strumenti adeguati, quali:
a) Connettività adeguata, sia lato worker che lato azienda.
b) Accesso da remoto a risorse e strumenti aziendali (documenti, gestionale ERP, etc).
c) Sicurezza nell’utilizzo da remoto delle risorse aziendali e dispositivi personali.
d) Videoconferenza, telefonia, chat aziendale possibilmente multicanale.
Nella fretta di poter lavorare da remoto a partire da subito, tutte le aziende si sono concentrate sulla Videocomunicazione, per il quale esistono svariate soluzioni Low Cost o totalmente gratuite. L’effetto è stato quello di saturare inutilmente alcune piattaforme non adeguate e pianificare una miriade di riunione mal gestite, troppo allargate e ripetitivie, senza seguire nessun metodo specifico per l’organizzazione del telelavoro in modalità davvero smart.
Videoconferenza
Il nostro consiglio è quello di controllare se nel proprio servizio di posta elettronica aziendale sia già presente un servizio di Videoconferenza o di chat aziendale. Ad esempio:
- Office365 fornisce Microsoft Teams per chat multicanale e videochiamate di gruppo, che ha ormai sostituito SkypeForBusiness
- Google G-Suite fornisce Hangout Meets per le videochiamate di gruppo
Inoltre esistono altre piattaforme a costo zero o trascurabili:
- Skype, con anche chat e videochiamate di gruppo
- Zoom, con chat multicanale, videoconferenza e webinar (gratis fino a 40 minuti)
- Cisco Webex (gratis meeting fino a 40 minuti)
Sono di difficile utilizzo in questo periodo, perché spesso con i server sovraccarichi, le alternative davvero Open e Free quali Jitsi.org e freeconferencecall.com.
Telefonia
Remotizzare il centralino aziendale richiede l’avere a disposizione un server telefonico moderno e gestibile da remoto. Siccome la tecnologia dei centralini e proprietaria dei vari marchi, sarà necessario contattare il rivenditore autorizzato che segue la manutenzione del vostro sistema. In alternativa sarà possibile valutare la sostituzione del centralino attuale con un sistema telefonico aperto basato su VoIP quale Asterisk oppure su servizi interamente in cloud forniti dai carrier telefonici o da provider specializzati.
Chat e altri strumenti di collaborazione
Le microinterazioni per scambiare informazioni o file fra colleghi sono agevolmente sostituibili con l’utilizzo di una chat aziendale. Una chat multicanale, organizzata come avviene ad esempio su Telegram in canali tematici (o gruppi) di cui i dipendenti fanno parte a seconda della loro funzione aziendale, rappresenta una soluzione ideale rispetto all’utilizzo di servizi generalisti come Whatsapp.
Ecco alcuni software che hanno anche un livello di servizio gratuito:
- Slack, ideatore delle chat aziendali multicanale
- Zoom, servizio di Videoconferenza già elencato in precedenza
- Odoo, software gestionale ERP con funzioni di gestione dipendenti e risorse umana
Inoltre nel lavoro remoto è possibile sfruttare soluzioni di condivisione del lavoro, del piano attività, dei documenti quali ad esempio:
- Evernote, per condividere informazioni nel team
- Trello, per gestire team di progetto
- Odoo, software gestionale ERP con funzione di gestione team remoti, avanzamento attività e Smart Working
Risorse e Sicurezza
L’ingresso nella rete aziendale dispositivi esterni è sicuramente va gestito con le adeguate protezioni, che vanno ad integrarsi con il Firewall e l’antivirus aziendale. In particolare l’accesso alla LAN aziendale richiede la creazione di VPN con politiche di sicurezza e password a norma.
In questo modo sarà possibile accedere a cartelle condivise e applicazioni sui server aziendali. Un approccio alternativo è quello di spostare su infrastruttura cloud le risorse e i software da utilizzare da remoto. Questo approccio permette fra l’altro di ridurre drasticamente i costi operativi dei server aziendali, ed aumenta la sicurezza della soluzione che viene in parte garantita da nomi quali Microsoft Azure, Google Cloud Platform, Amazon Web Services, IBM Cloud, Oracle, SAP, etc.
Parte 2 – DAL TELELAVORO ALLO SMART WORKING
In un prossimo articolo parleremo di come trasformare il telelavoro in un’opportunità di accrescere l’efficienza del lavoro tramite metodologie di Smart Working.