Sembra che molte aziende stiano adottando misure per ridurre il numero di riunioni inutili, causate dall'adozione dello smart working e del lavoro ibrido durante la pandemia. La Shopify ha annunciato di voler mettere un stop "a tempo indeterminato" a tutte le riunioni con più di due persone, proibendo quelle il mercoledì e fissando una sola finestra settimanale il giovedì per quelle con almeno 50 persone. Altre aziende come Dropbox, Zapier, Meta, Clorox e Twilio hanno anche imposto giorni senza riunioni o hanno fissato dei limiti al numero di riunioni che possono essere pianificate. Un recente studio ha rilevato che l'utente medio di Teams ha registrato un aumento del 252% del tempo di riunione settimanale dal febbraio 2020, mentre il numero di riunioni settimanali è aumentato del 153% in tutto il mondo. Alcune ricerche suggeriscono che circa un terzo delle riunioni programmate siano inutili e che, riducendo il numero di riunioni dell'80%, la produttività dei dipendenti aumenta del 75% e lo stress diminuisce del 60%.
Anche alcune delle più promettenti aziende italiane stanno scoprendo che la produttività non aumenta con il numero di riunioni. Engineering, colosso italiano della digitalizzazione con 12.000 dipendenti, ha adottato la pratica di tenere la durata delle riunioni e delle chiamate a 30 minuti o meno, evitando di programmarle durante l'ora di pranzo. Satispay, società leader nei pagamenti digitali tramite app, distribuisce il materiale prima delle riunioni importanti in modo che tutti i partecipanti possano offrire un contributo costruttivo e non limitarsi ad ascoltare passivamente. Inoltre, la società incoraggia la partecipazione solo di coloro che hanno effettivamente bisogno di prendere decisioni e non di persone superflue, in modo che gli altri possano dedicare il loro tempo al lavoro.
Altro discorso riguarda invece i Daily meeting o gli altri appuntamenti che fanno parte di metodologia strutturate, siano esse le agili scrum e DevOps, o quelle per lo sviluppo di skill personali. Qui il meeting è già per sua natura previsto e organizzato per essere non solo necessario ma anche efficace. Per buona pace di tutti i formatori del mondo.