Il problema non è il dato, è la fotografia
Chi lavora in amministrazione lo sa: le informazioni sulle scadenze in Odoo ci sono già tutte. Sono nelle registrazioni contabili, nei partitari, nelle riconciliazioni. Il punto è che, quando il titolare entra in ufficio e chiede "quanto incassiamo questo mese e quanto dobbiamo pagare?", nessuno vuole aprire tre viste diverse, applicare cinque filtri e fare la somma a mente.
Chi arriva da un gestionale italiano - Zucchetti, TeamSystem, Passepartout - ha in testa una pagina precisa: un elenco di partite aperte, riga per riga, con la data di scadenza, il documento, il modo di pagamento, la banca d'appoggio, quanto è già stato incassato e quanto resta. Una pagina che si stampa, si porta in riunione, si manda al commercialista.
È esattamente quella pagina che abbiamo costruito.
Un unico prospetto per crediti e debiti
Il nuovo Scadenzario Clienti/Fornitori è un report che si genera in pochi secondi e restituisce la situazione delle partite aperte alla data che scegli tu.
Puoi guardarlo in tre modi:
- solo clienti, per il credit control e i solleciti;
- solo fornitori, per pianificare i pagamenti;
- misto, per vedere entrate e uscite sulla stessa linea del tempo - la vista che serve davvero a chi decide.
Ogni riga porta con sé tutto quello che serve per prendere una decisione senza aprire la fattura: tipo e numero del documento, data documento e data scadenza, giorni di ritardo, importo, quanto è già stato incassato o pagato, residuo, valuta e stato della partita.
Lo stato della partita, a colpo d'occhio
Ogni scadenza è classificata automaticamente in base alla riconciliazione registrata in tempo reale: Aperta, Parziale o Saldata.
Gli stati sono evidenziati a colore sia nel PDF sia nell'export Excel, e puoi filtrare il report per mostrare solo ciò che ti interessa: tipicamente le sole partite aperte quando prepari i solleciti, tutte quante quando devi far quadrare un partitario.
Scaduto e a scadere: due numeri che valgono una riunione
In fondo al prospetto trovi il riepilogo che di solito qualcuno ricostruisce a mano su un foglio Excel:
- totale scadenze clienti e totale scadenze fornitori;
- totale scaduto e totale a scadere, separati;
- totale già incassato/pagato e totale residuo;
- saldo complessivo.
Il campo giorni di ritardo su ogni riga completa il quadro: non ti dice solo quanto è scaduto, ma da quanto. È la differenza tra un promemoria e una telefonata urgente.
I dettagli che fanno la differenza in Italia
Un report di scadenze generico non basta, perché la prassi amministrativa italiana ha le sue specificità. E le abbiamo considerate.
Il modo di pagamento reale. Il report mostra il termine di pagamento effettivamente applicato: quello scritto in fattura se c'è, altrimenti quello dell'anagrafica - usando correttamente il termine fornitore sui debiti e quello cliente sui crediti. Quando il termine viene ereditato dall'anagrafica invece che dal documento, è stampato in corsivo: una convenzione discreta che segnala subito le posizioni da verificare.
La banca d'appoggio e l'IBAN. Su ogni riga trovi l'istituto e le coordinate associate al documento. Se lavori con le RiBa, il report legge la banca corretta: quella di domiciliazione del debitore sui crediti, quella aziendale sulle RiBa passive. Chi prepara le distinte sa quanto tempo fa risparmiare.
Il numero fattura fornitore accanto al protocollo. Sulle fatture di acquisto convivono due numerazioni: quella del fornitore e il protocollo interno di Odoo. Nel prospetto compaiono entrambe, il numero del fornitore in evidenza e il protocollo sotto. Quando il fornitore chiama citando la sua numerazione, la trovi subito.
Raggruppa come ragioni tu
Lo stesso dato, letto con criteri diversi, risponde a domande diverse.
Per anagrafica - l'estratto conto per cliente o fornitore, con codice, partita IVA, condizioni di pagamento e subtotale della posizione. È il documento che alleghi a un sollecito o che porti a un incontro con il fornitore.
Per agente - se usi la gestione provvigioni, puoi raggruppare le partite per agente e ottenere il portafoglio incassi di ciascuno, con i relativi totali. Utile tanto per l'agente quanto per chi valuta la qualità del credito che entra dalla rete vendita.
L'ordinamento è libero: per data di scadenza (la vista tesoreria), per anagrafica, per documento o per importo, quando vuoi partire dalle posizioni più pesanti.
La vista tesoreria: dove va la cassa
Attivando la variante sintetica il report cambia mestiere. Diventa un prospetto di previsione finanziaria: una riga per scadenza, ordinata nel tempo, con le colonne Entrata, Uscita e saldo progressivo.
Scorrendo verso il basso vedi come si muove la posizione finanziaria settimana dopo settimana e individui a occhio i punti di tensione - la data in cui il saldo si assottiglia, la concentrazione di uscite a fine mese. È la lettura che serve prima di decidere un investimento, di anticipare un fornitore o di negoziare un fido.
Una versione anche per il commercialista
Un'opzione dedicata sostituisce la colonna Importo con le due colonne Dare e Avere, con i relativi totali e il saldo. Quando lo scadenzario deve dialogare con la contabilità - riconciliazioni, verifiche di fine periodo, richieste dello studio - parla la stessa lingua del partitario, senza rielaborazioni intermedie.
Guarda, stampa, esporta
Il report si genera in tre forme, dalla stessa schermata:
- Anteprima a schermo, per controllare i filtri prima di stampare;
- PDF in A4 orizzontale, impaginato in modo compatto e leggibile, con legenda degli stati: il formato pensato per essere firmato, archiviato o allegato a una comunicazione;
- Excel, con due fogli: il dettaglio analitico completo (intestazioni bloccate, colonne dimensionate, stati a colore, colonna agente) e il prospetto tesoreria con il saldo progressivo. Da lì ognuno costruisce le proprie tabelle pivot senza chiedere niente a nessuno.
A chi cambia la giornata
All'ufficio amministrativo, che smette di ricostruire a mano l'elenco degli insoluti e prepara i solleciti partendo da un prospetto già filtrato e ordinato.
A chi gestisce la tesoreria, che ha finalmente una previsione di cassa leggibile, aggiornata al secondo e costruita sui dati contabili reali, non su un file parallelo.
Alla direzione, che in una pagina vede scaduto, a scadere ed esposizione complessiva verso clienti e fornitori.
Al commercialista, che riceve un documento nel formato che si aspetta, in PDF o in Excel.
Alla rete vendita, che vede il proprio portafoglio incassi senza dover chiedere.
In sintesi
Non abbiamo aggiunto dati a Odoo: abbiamo dato loro la forma che un'azienda italiana si aspetta. Lo scadenzario è uno di quei documenti che si guardano ogni giorno - se richiede dieci minuti di lavoro manuale ogni volta, quei dieci minuti diventano quaranta ore l'anno di lavoro che nessuno ha chiesto.
Il modulo è disponibile per Odoo 18 e successive e si integra con la localizzazione italiana, con le RiBa e con la gestione delle provvigioni agenti di OCA.